Tyto zásady popisují, jak zpracováváme osobní údaje uživatelů vzdělávací služby ComGuide, která zahrnuje web účtu a kurzů i navazující realtime tréninkové prostředí (dále jen „Portál“), v souladu s nařízením (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“).
1. Kdo je správcem vašich údajů
Správcem osobních údajů je společnost ComGuide a.s., se sídlem Libečkova 252/1, Řeporyje, 155 00 Praha 5, IČO: 178 51 319, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. B 27795.
Kontakt pro záležitosti ochrany osobních údajů: gdpr@comguide.cz
Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme s ohledem na rozsah zpracování nejmenovali.
2. Jaké údaje zpracováváme
a) Registrační a profilové údaje — jméno, příjmení, pohlaví, profese, komunikační jazyk, e-mailová adresa, heslo (ukládáme pouze v zabezpečené podobě) a vaše volby týkající se právních dokumentů a marketingových sdělení.
b) Údaje o průběhu kurzu — stav postupu kurzem, datum a čas přihlášení a aktivit, celkový čas strávený v aplikaci, počet a délka tréninkových konverzací, zvolený způsob ovládání, vámi zadaná hodnocení, zpětná vazba a související výsledky vyhodnocení.
c) Obsah tréninkových konverzací — přepisy vašich konverzací s virtuální postavou, včetně automatického přepisu hlasového projevu, a související kontext potřebný pro vedení a vyhodnocení tréninku.
Zvukový záznam vašeho hlasu neukládáme. Živý audio stream je předán poskytovatelům AI zapojeným do konverzace pouze pro zpracování konverzace a přepisu. Účty poskytovatelů jsou nastaveny bez perzistence a bez použití obsahu k trénování AI. ComGuide uchovává textový přepis.
d) Technické údaje — IP adresa, typ prohlížeče a zařízení, cookies a obdobné technologie, jazykové a funkční preference uložené v prohlížeči, diagnostické údaje a analytické údaje o užívání Portálu.
Nezpracováváme záměrně žádné zvláštní kategorie osobních údajů. Do konverzací s avatarem nevkládejte skutečné osobní údaje pacientů, klientů ani jiných osob.
3. Za jakými účely a na jakém právním základě údaje zpracováváme
| Účel | Údaje | Právní základ |
|---|---|---|
| Vedení účtu a poskytování kurzu, včetně fungování virtuální postavy a zpětné vazby | a), b), c) | Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) |
| Reporting objednateli kurzu o jeho absolvování | jméno, příjmení a údaje dle čl. 4 | Oprávněný zájem náš a objednatele (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) |
| Zlepšování a vývoj Portálu | b), c), d), v maximální možné míře pseudonymizované či anonymizované | Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) |
| Vědecký výzkum a odborné publikace | výhradně anonymizované údaje | Anonymní data nejsou osobními údaji; anonymizace na základě oprávněného zájmu |
| Zasílání novinek a nabídek dalších kurzů | e-mail, jméno | Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR), dobrovolný a kdykoli odvolatelný |
| Volitelná analytika užívání | d) | Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR) |
| Zabezpečení Portálu, prevence zneužití a řešení technických problémů | d) | Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) |
| Plnění právních povinností | nezbytné údaje | Právní povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) |
Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete kdykoli vznést námitku.
4. Předávání údajů objednateli kurzu
Pokud váš přístup ke kurzu objednala a uhradila organizace, předáváme jí výhradně:
- jméno a příjmení;
- stav postupu kurzem;
- datum poslední aktivity;
- celkový čas strávený v aplikaci;
- počet dokončených tréninkových konverzací a zvolený způsob ovládání.
Obsah vašich tréninkových konverzací (přepisy) objednateli nepředáváme. Objednatel vidí pouze to, zda a v jakém rozsahu jste kurz absolvovali.
5. Zpracovatelé a další příjemci
| Zpracovatel / služba | Účel | Poznámka |
|---|---|---|
| Hostingová infrastruktura | Provoz Portálu, Realtime a databází | VPS pronajatý společností ComGuide, umístěný v Německu/EU |
| OpenAI | Konverzační hlasové zpracování, přepis, generování odpovědí a vyhodnocení | Zpracovává živé audio, kontext scénáře a přepisy; účet je nastaven bez perzistence a bez použití dat k trénování |
| ElevenLabs | Konverzační hlasové zpracování a syntéza hlasu virtuální postavy | Zpracovává živé audio, kontext scénáře a přepisy; účet je nastaven bez perzistence a bez použití dat k trénování |
| Mixpanel | Volitelná analytika užívání Portálu | Načítá se až po analytickém opt-in |
| Google Tag Manager | Správa volitelných analytických nástrojů | Načítá se až po analytickém opt-in |
| Twilio SendGrid | Odesílání e-mailů, zejména ověření účtu a notifikací |
Někteří poskytovatelé sídlí v USA. ElevenLabs, Mixpanel a Twilio se účastní EU–U.S. Data Privacy Framework. Předávání údajů společnosti OpenAI se řídí její smlouvou o zpracování údajů a podle okolností standardními smluvními doložkami EU nebo příslušným rozhodnutím o odpovídající ochraně.
Osobní údaje můžeme dále zpřístupnit orgánům veřejné moci, stanoví-li tak právní předpis.
6. Jak dlouho údaje uchováváme
- Údaje účtu, průběhu kurzu a přepisy — po dobu existence účtu. Účet a související údaje smažeme nebo anonymizujeme po 2 letech od poslední aktivity nebo dříve na vaši žádost.
- Technické access logy — 30 dnů.
- Údaje předané objednateli — objednatel je dále uchovává jako samostatný správce podle svých pravidel.
- E-mail pro zasílání novinek — do odvolání souhlasu.
- Doklad o přijetí právních dokumentů a historii marketingového souhlasu — v minimálním rozsahu po dobu nezbytnou k doložení souladu a ochraně právních nároků, a to i po zrušení účtu.
- Anonymizované údaje — bez časového omezení.
Údaje nezbytné pro plnění právních povinností nebo ochranu právních nároků uchováváme po zákonem stanovenou dobu nebo po dobu běhu promlčecích lhůt.
7. Vaše práva
Podle GDPR máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, odvolání souhlasu a podání stížnosti u dozorového úřadu. V ČR je jím Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.
Svá práva můžete uplatnit na adrese gdpr@comguide.cz. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce.
8. Cookies, úložiště prohlížeče a analytika
Portál používá:
- nezbytné cookies pro přihlášení, CSRF ochranu, zabezpečení a uložení volby cookies;
- úložiště prohlížeče pro jazykovou volbu a v Realtime pro funkční údaje účastníka, zejména jazyk, pohlaví a e-mail;
- Mixpanel a Google Tag Manager až po vašem analytickém opt-in; používáme je pro anonymní nebo pseudonymní statistiky, které nám pomáhají Portál zlepšovat.
Analytické nástroje můžete odmítnout a své nastavení později změnit prostřednictvím ovládacího prvku „Nastavení cookies“. Bez analytického souhlasu zůstává Portál použitelný.
9. Zabezpečení
Údaje chráníme přiměřenými technickými a organizačními opatřeními, zejména šifrovaným přenosem (HTTPS), řízením přístupů, ukládáním hesel výhradně v zabezpečené podobě a smluvními zárukami se zpracovateli.
10. Změny těchto zásad
Tyto zásady můžeme aktualizovat, zejména při změně zpracovatelů nebo funkcí Portálu. Aktuální verze je vždy dostupná na Portálu; o podstatných změnách vás budeme informovat e-mailem nebo při přihlášení.
Tyto zásady jsou vyhotoveny v českém, anglickém a německém jazyce. V případě rozporu má přednost česká verze.